在宅ワーカーデビューしたばかりの頃は、ひとつのお仕事を納品し、それからまた次のお仕事を探す……といったように、慎重にお仕事をこなしてきたことと思います。しかし、ある程度のキャリアを積み、クライアントから信頼されて連続してお仕事をもらうようになると、複数のお仕事を同時に受注しているという状況が発生します。これは在宅ワーカーとして喜ばしいことです。また、在宅ワークを通じてある程度の糧を得るのであれば、複数のお仕事を同時に受注することは、必須ですよね。
複数のお仕事を受注できるようになった在宅ワーカーには、スケジュールや自身の仕事のスピードを管理するスキルが求められるようになります。月単位で、それぞれのお仕事の納品スケジュールを確認するだけではなく、一日単位でこなすお仕事量の予定や、請求書作成などの事務作業など、限られた時間をどのように活用するか……お仕事の量が増えるほどに、綿密な計画が必要になります。文字で書いておいても、見直さなければ意味がなく、またページをめくったらどこに書いたか忘れてしまうような事故もあり得ます。手書きの手帳では間に合わなくなってきたら、WEBサービスやアプリを活用して、よりシステマティックに管理してみるのはいかがでしょうか。今回は、タスク管理のWEBサービスやアプリをご紹介します。
スマホでいつでもタスクの確認ができる！
常に手元にあるスマホは、手帳の代わりにしている方も多いことでしょう。カレンダーアプリ、手帳アプリだけではなく、タスク管理アプリもインストールしておくことで、仕事の能率アップや連絡漏れの防止に役立ちます。カレンダーアプリがタスク管理を兼ねているものもありますが、今回はタスク管理に重きを置いたアプリをピックアップしてご紹介します。
Do! – シンプルでいい To Do List
iPhone https://itunes.apple.com/jp/app/do!-shinpurudeii-to-do-list/id421819675?mt=8
まずは、タスク管理とは何かを学ぶため、最もシンプルな本アプリを使ってみるのはいかがでしょうか。するべきことを入力し、完了したものを消していきます。完了したタスクを消した際も、すっかり見えなくなるわけではなく、二本線で消されます。これが意外と便利で、「あれをやらなくちゃならないはずだけど、そもそもタスクを入力したっけ？」と迷わずに済みます。筆者は一日の終わりに、完了したタスクが並んでいる画面を見ると、満足感を覚えます。
Captio
iPhone https://itunes.apple.com/jp/app/captio-wantatchide-zi-fennio/id370899391?mt=8
タスク管理のために、メールを利用する人もいます。その方法は、するべきことを自分宛にメール送信し、メーラーの設定で、タスク管理のためのメールを別フォルダに分けておく、というものです。このCaptioは、メールを使ったタスク管理を支援するためのシンプルなアプリ。はじめにメールアドレスを設定しておくと、以降はタスクなどのメモを書いてボタンをタップするだけで、設定したメールアドレスに自動的に送信してくれます。タスク管理だけではなく、アイデアのメモを忘れないうちに手早く、パソコンなどと共有することができますね。
Wunderlist: To-Do List & Tasks
iPhone https://itunes.apple.com/jp/app/wunderlist-todorisutototasuku/id406644151?mt=8
Android https://play.google.com/store/apps/details?id=com.wunderkinder.wunderlistandroid&hl=ja
自分以外の誰かとタスクを共有したいときは、こちらのアプリをお試しください。予定の登録、仲間との共有、画像やPDFの添付が可能です。打ち合わせ場所の地図や乗り換え案内など、タスクに画像を貼り付けたい場面もありますよね。タスクと画像をセットにしておける機能は、たいへん便利です。また、リマインダー機能がありますので、大切な予定の前に通知してもらうこともできます。
既に使っているかも？ タスク管理“も”できるツール
在宅ワーカーがよく使っているツールの中にも、工夫をすればタスク管理に役立つものがあります。実は、既に使っているツールで、タスクの管理もできちゃうかもしれません。ここでは、多くの方が別目的で使っているけれど、タスクの管理にも便利なツールをご紹介します。
チャットワーク http://www.chatwork.com/ja/
複数の人とのチャットルームを開設し、やりとりをすることができるサービスです。案件ごとにルームを作ることができるので、メールを分類する必要もなく、素早い連絡が可能です。クライアントとの連絡用に、アカウントを取得している方も多いのではないでしょうか。デフォルトで開設されるルームに“マイチャット”があります。これは、他者への連絡ではなく、自分のメモ用のルーム。ひとまずここに、メモやするべきことを投稿しておくことができます。また、投稿したメモをタスクにして、画面右に表示しておくことも可能です。ルームごとのタスクを作成することができますので、処理するまでの期限や、複数の人が参加しているルームの場合、タスク処理をするべき担当者の設定もできます。自分自身のタスク管理だけではなく、チームの仲間へのお願いも、目につくタスクのかたちで表示させることができるのです。
Evernote https://evernote.com/intl/jp/
アイデアの書きためや、打ち合わせ議事録のまとめなどの用途で、Evernoteは人気です。手書きのラフを撮影してデータで残したり、チームメンバーと共同作業の場にしたりするなど、多彩な用途があります。このEvernoteでも、タスク管理をすることができます。投稿したノートにリマインダーを設定することで、ノートがToDoリストに表示されます。ここから、タスクの進み具合を変更したり、優先度順に並べ替えたりすることができるようになります。期限の日に、メールで通知してもらうことも可能です。
Googleカレンダー https://www.google.com/calendar/
多くの方がカレンダーとして活用しており、スマホとのリンクも容易なGoogleカレンダー。実はこちらにも、ToDoリストの機能があり、タスク管理をすることができます。タスク管理アプリの中には、Googleカレンダーと同期可能なものがありますので、使い慣れている方は、より多彩な機能があるアプリとリンクして使っていることと思います。ですが、シンプルなものをお探しなら、Googleカレンダーだけで事足りるでしょう。筆者も、好みのインターフェースを求めて、別のアプリとGoogleカレンダーをリンクさせて使っております。
仕事が多い人気ワーカーほど、タスク管理を重視する！
仕事のうまい人は、時間の使い方もうまいのです。これまで、スケジュールの管理は記憶に頼ってきたという方はぜひ、タスク管理をしてみてください。毎日の目標を設定し、計画的に仕事をこなしていくことで、予想外の余暇ができるかもしれません。そのぶん、仕事や家族との時間など、日々をますます充実させていくことができますよ。プライベートの予定も、今回ご紹介したようなアプリ等で管理する方もいます。在宅ワーカーとしてひとつ成長するために、そして日々をますます充実させるために、タスク管理をぜひお試しください。